Estações de trabalho amplas e bem definidas, recepção adequada e espaço de convivência para os intervalos. Parece o escritório perfeito, certo? Errado: faltou falar da sala de reuniões. Afinal, a funcionalidade e a decoração da sala de reuniões são componentes essenciais para fortalecer o clima do ambiente corporativo.

Para compreender a importância da organização deste cômodo, basta lembrar que é na sala de reuniões que os contratos são assinados, levando os negócios adiante. Portanto, todo cuidado é pouco no momento de planejar esse ambiente.

Neste post, vamos falar em detalhes sobre:

  1. A importância da sala de reuniões para negócios; 
  2. Como compor uma sala adequada;
  3. Como utilizar melhor a sala de reuniões;
  4. Como organizar o espaço da sala de reuniões para negócio.

Continue a leitura e veja nossas dicas!

Por que a sala de reuniões é tão importante?

Não tem segredo: todo bom negócio acontece em uma sala de reunião. Por isso, é fundamental que esse local seja envolvente e impecável. 

Mesmo que o cliente perpasse por todos os ambientes da empresa, é na sala de reuniões que o projeto será apresentado, debatido e finalmente aprovado.

Podemos dizer então que a decoração da sala de reuniões precisa ser pensada estrategicamente, de modo que o público se sinta extremamente à vontade e seguro diante do que será oferecido. 

Quanto mais confortável, funcional e atraente for a sala, mais credibilidade a empresa irá transmitir, concordam? Nesse sentido, a decoração ajuda a eliminar possíveis dúvidas que o cliente possa ter no momento de fechar o negócio — afinal, ele está diante de um ambiente seguro.

Como compor uma sala adequada

Ok, você já entendeu a importância da sala de reuniões dentro de um escritório, mas como organizar um ambiente funcional, bonito e confortável? 

Veja abaixo os pontos-chave para acertar em cheio nas combinações da decoração da sala de reuniões:

Acerte na escolha dos móveis e objetos decorativos

Você sabia que o layout dos móveis pode influenciar na negociação? Pois é: uma mesa muito sisuda ou de formato retangular, por exemplo, pode comprometer a linguagem corporal, impedindo tanto o cliente quanto o empresário de prestarem atenção no processo comunicativo.

Para evitar que isso aconteça, o ideal é apostar em uma mesa redonda e de design neutro que facilita o debate e não pesa o décor. 

Caso você precise de mais assentos, considere instalar outras mesas menores ao longo do espaço como um lounge corporativo que, inclusive, é uma tendência moderna e relaxante para as salas de reunião.

Quanto aos objetos decorativos, a regra é simples: não exagere. Ambientes corporativos tendem a ser mais impessoais, então procure deixar as fotos de família apenas para a mesa particular. 

Na sala de reuniões, o ideal é priorizar os móveis neutros, pontuando toques de cor ou elementos de décor como arranjos e obras de arte.

Capriche na iluminação

O primeiro passo para favorecer a iluminação da sala de reuniões já foi dado: escolher um mobiliário neutro. Assim, é possível conseguir um efeito sensorial de maior amplitude e luminosidade. 

Priorizar a entrada de luz natural é outro ponto indispensável para garantir a luminosidade perfeita no ambiente.

Tome cuidado apenas para que a luz solar não incida diretamente sobre a composição, pois isso pode ofuscar as vistas e atrapalhar a comunicação.

Para evitar o problema, instale cortinas adequadas no ambiente, de preferência em tonalidades neutras. Se necessário, considere instalar lâmpadas de iluminação indireta em pontos estratégicos do cômodo.

Cuide da manutenção da sala

De nada adianta acertar nos móveis e na composição se as instalações não estiverem em perfeito estado de conservação, certo? 

Portanto, lembre-se da importância de fazer manutenções periódicas nos sistemas elétrico e hidráulico para evitar imprevistos no futuro dentro da sala de reuniões.

Uma boa acústica e uma limpeza impecável também são aspectos fundamentais para a imagem do escritório. 

Cuide para que todos os móveis estejam impecavelmente higienizados, assim como a bancada do cafezinho, água e petiscos.

Como utilizar melhor esse espaço

Tudo certo com o mobiliário e a decoração da sala de reuniões. Então só falta entender como tirar o melhor proveito desse espaço, utilizando o design e a linguagem visual do cômodo a favor do seu projeto. Confira nossas dicas:

Transmita profissionalismo

Como já adiantamos, a sala de reuniões precisa ser o reflexo da empresa. Nesse sentido, nada pode ser mais eficiente do que caprichar na linguagem visual do cômodo. 

Para conseguir esse efeito, basta aliar neutralidade e praticidade. Isso significa que móveis e objetos precisam harmonizar entre si de maneira discreta e funcional. 

Isso fará com que eles não roubem a cena: a única coisa que vai se destacar dentro da sala de reuniões será a própria marca, transmitindo a harmonia do design de interiores também para a imagem da empresa.

Ao planejar um espaço apresentável, organizado e harmonioso, portanto, você reforçará uma imagem positiva da sua empresa, alcançando o profissionalismo necessário para o fechamento de negócios.

Otimize os processos

Ao escolher móveis adequados para o ambiente corporativo que sejam práticos, ergonômicos e funcionais, você já terá dado um grande passo na otimização de processos administrativos. 

Afinal, todo mundo concorda que trabalhar confortavelmente influencia de forma direta na produtividade da empresa.

Essa fluidez permitirá otimizar também os processos que acontecem dentro da própria sala de reuniões, desde os diálogos internos até o fechamento dos contratos mais importantes. Isso significa tornar o processo mais ágil sem perder a eficiência.

A aposta em uma sala de reuniões moderna e minimalista também aparece como uma tendência atual. Assim, quanto menos os clientes estiverem sujeitos a dispersões, mais ligados eles estarão na proposta apresentada e, consequentemente, no seu contrato.

Deixe seu cliente à vontade

Evitar dispersões não significa deixar os clientes desconfortáveis: a ideia aqui é proporcionar o equilíbrio ideal entre a composição do design e a linguagem visual transmitida pela empresa. 

Considere ter um espaço na sala de reuniões para expor os prêmios que a empresa já conquistou até então ou exemplares de jornais onde a marca aparece como destaque, etc.

Experimente compor esse espaço próximo às poltronas onde os clientes vão relaxar enquanto aguardam a chegada dos profissionais ou enquanto tomam um cafezinho. Assim, será possível deixá-lo à vontade sem perder o foco dos grandes feitos da marca.

Agora que você entendeu como a sala de reuniões é importante e que sua decoração pode contribuir para elevar o potencial desse cômodo, que tal aprender como organizar um espaço adequado nos seus projetos? Continue lendo!

Como organizar o espaço da sala de reuniões na empresa

A sala de reuniões é fundamental para o funcionamento da empresa como destacamos nos tópicos anteriores. Além de receber os clientes também é usada para realizar treinamentos, brainstorms e eventos internos. 

Por isso, o local deve ser aconchegante e possuir uma estrutura funcional, capaz de otimizar o tempo e aumentar a produtividade.

A seguir, você vai conferir algumas dicas para organizar a sala de reuniões, desde o projeto arquitetônico até a estética do ambiente. Confira!

Pense nas pessoas que vão utilizar o espaço

O clima, a dificuldade de locomoção, objetos sem utilidade e o excesso de distrações são os principais problemas de uma sala de reuniões. 

Para evitá-los, a decoração e o mobiliário corporativo devem proporcionar bem-estar ao funcionário. Dessa forma, você não só vai otimizar o espaço, mas a força produtiva.

Na maioria das empresas, esse ambiente também é utilizado para receber clientes e fornecedores. Por isso, é importante que ele esteja posicionado próximo à entrada

Para dar a privacidade e confidencialidade às reuniões, além de garantir o bom funcionamento de videoconferências, o isolamento acústico é fundamental. Um carpete também ajuda a impedir o vazamento do som.

Crie um projeto de arquitetura específico

Para ter um ambiente agradável, confortável e funcional, é fundamental ter um bom projeto de arquitetura. Ele vai indicar os melhores revestimentos, iluminação, climatização, escolha de cores, decoração e mobília. 

Consultar uma empresa especializada em ambientes corporativos ajuda a tirar dúvidas e amplia as opções.

Invista em móveis modernos

Grandes empresas como Google, Twitter e Facebook possuem arquitetura moderna. Os móveis são dispostos para proporcionar o bem-estar do funcionário. 

As cores, formas e texturas destacam a cultura do empreendimento e, consequentemente, aumentam a produtividade. Inspire-se nelas e traga modernidade e credibilidade ao seu negócio.

Mesas e cadeiras

Utilize móveis ergonômicos e com múltiplas funções para a otimização do ambiente. Isso significa que o conforto e a saúde devem ter a mesma importância que a estética dos itens. 

As cadeiras, por exemplo, precisam ter regulagem de altura e para os braços, assim como um apoio para a coluna. Elas também devem acompanhar a altura da mesa de forma proporcional.

A mesa, por sua vez, precisa de adaptações para facilitar o uso de equipamentos eletrônicos: tomadas embutidas e passagem de cabos. A distribuição das cadeiras ao redor da mesa melhora a comunicação e dá fluidez à reunião.

Escolha a borda desse móvel com o formato arredondado, pois ela permite que os braços fiquem apoiados com conforto.

Itens tecnológicos

O uso de notebooks, telões, televisores e projetores é muito comum nas salas de reuniões, portanto, a disposição deve ficar visível para todos os participantes.

Lembre-se de que a sala de reuniões também poderá ser utilizada para videoconferência, então pense na harmonia e no equilíbrio do ambiente para quem estiver visualizando a sua sala.

Utilize uma decoração eficiente

As cores sóbrias e neutras como o branco, bege, cinza, preto e marrom são as mais recomendadas para uma sala de reuniões formal. 

Escolha tons claros para o revestimento das paredes — isso dará amplitude ao espaço — e escuros para os móveis.

Aproveite a luz natural, mas tenha o cuidado de instalar cortinas e persianas para que as apresentações com projeções não sejam prejudicadas pelo excesso de luminosidade. 

Uma iluminação eficiente e sustentável tem a capacidade de dar leveza à sala. Para criar um contraste e evitar uma sala tediosa, invista em itens decorativos como:

  • logo da empresa de forma sutil;
  • prêmios conquistados;
  • quadros artísticos;
  • plantas.

Uma boa dica é usar o ramo de atuação da empresa como decoração. Por exemplo, um escritório de advocacia com a constituição destacada em um móvel; uma agência de publicidade com uma de suas artes na parede; uma empresa de arquitetura com plantas, mini maquetes ou obras de design.

Adapte o espaço para realizar brainstorms

A sala de reuniões também serve para outras atividades de trabalho, como o brainstorming. Mas para isso, você vai precisar adaptar o espaço. Afinal, esse exercício requer um ambiente propício para a imaginação e criatividade.

O brainstorm busca solucionar para os problemas, criar de novos produtos e desenvolver projetos. Por isso, precisa de um espaço amplo e com alguns elementos de inspiração. 

Quadros e murais, por exemplo, facilitam a apresentação das ideias. Outra opção muito utilizada nas empresas são os post-its. Reserve um espaço para esta atividade.

A cor amarela estimula a criatividade e o azul estimula a produtividade, além de dar segurança. Considere ter uma parte da decoração nesses tons para inspirar os colaboradores.

Use itens estratégicos ao organizar a sala de reuniões

Para otimizar o tempo da reunião, organize a sala para dar mais conforto a todos. Por exemplo, evite distração dos smartphones, disponibilizando uma caixa onde cada participante possa colocar seu celular e retirá-lo no final da reunião.

Um armário para guardar documentos e materiais gráficos e evita a entrada e a saída da sala para buscar esses itens. Disponibilizar um porta-canetas na mesa também é recomendado.

A instalação do ar-condicionado deve prezar pela distribuição homogênea. Isso evitará que os funcionários se sintam desconfortáveis com frio ou calor, otimizando o tempo de todos.

Desfrute dos benefícios da arquitetura corporativa

Uma sala de reuniões precisa passar seriedade e credibilidade, por isso o planejamento inclui vários elementos. Contudo, o retorno é recompensador tanto a curto quanto em longo prazo. 

Por exemplo, investir em móveis de qualidade evita a troca ou manutenção, economizando dinheiro em longo prazo. Já a integração da equipe e a agilidade na abordagem dos assuntos são benefícios imediatos.

A arquitetura corporativa também é uma forma de aplicar a identidade visual da empresa, fortalecendo a marca. Já a satisfação dos clientes é a vantagem mais significativa, pois ela trará o retorno financeiro ao negócio. 

E os funcionários se sentem mais motivados a trabalhar nesse tipo de ambiente. Dessa forma, as metas serão atingidas com mais facilidade.

Tenha os melhores móveis nos seus projetos de sala de reuniões

Aplique essas recomendações e você terá mais facilidade em planejar e organizar uma sala de reuniões para negócio mais eficiente. 

Lembre-se que oferecendo conforto e bem-estar é possível aproveitar melhor o tempo e estimular surgimento de ideias.

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