Uma cara nova para a empresa? Ampliação ou reorganização do espaço? Melhora da qualidade do ambiente de trabalho? Seja qual for o motivo da reforma do escritório, sabemos que o objetivo é sempre obter mais qualidade e melhor estrutura no ambiente.

Para que o cliente enxergue esses benefícios e possa se planejar da melhor maneira, é fundamental apresentar a ele alguns critérios antes de começar as obras. Apresentamos alguns deles a seguir. Confira!

É interessante colocar no papel todas as ideias e, em seguida, montar um planejamento detalhado. Isso ajuda a ter uma visão ampla das possibilidades e limitações e evita contratempos e dor de cabeça. Afinal, as reformas são oportunidades de:

  • melhorar o espaço físico da empresa; 
  • oferecer mais conforto e qualidade de vida para os trabalhadores;
  • promover um espaço de interação com o cliente;
  • expressar a alma da empresa;
  • e claro, gerar credibilidade. 

É trabalhoso cuidar da reforma do escritório? Sim, mas como os resultados são promissores, o processo vale a pena, concorda? Então confira a lista dos aspectos essenciais que devem ser levados em conta durante uma reforma!

Cronograma de obras

Certamente você já viu ou vivenciou aquelas obras que parecem não ter fim. Deixe isso bem longe do seu cliente, pois, na prática, isso significa prejuízo e insatisfação. O conselho aqui é montar um cronograma de planejamento que inclua compra de materiais, execução da obra, acabamentos e um prazo para reparos, caso seja necessário. Tudo bem acessível para o contratante.

Esse cronograma deve ser enxuto e o mais otimizado possível, pois esbarra em outro fator muito importante: a rotina de trabalho no escritório. Se o seu cliente tem como se mudar para uma sede provisória, ótimo. Entretanto, a maioria das empresas não pode contar com essa possibilidade. Por conta disso, o ideal é manter o maior volume de trabalho da equipe de reforma nos horários em que o escritório já encerrou o seu expediente e nos fins de semana. 

Calcule todos esses espaços de tempo e se organize com os funcionários da reforma, para que o trabalho deles possa se desenvolver em harmonia com as atividades do escritório. Isso é muito importante, pois sem essa organização tanto a obra quanto o negócio do cliente podem ser prejudicados.

Pesquisa de preços

Outro fator imprescindível: orçamento. É comum a fala popular de que uma reforma sempre sai mais caro que o previsto, todavia é preciso ter um orçamento fixo e uma margem para cobrir possíveis custos extras. Para tanto, a pesquisa de preço é uma excelente aliada e faz toda a diferença na hora de calcular o investimento. 

Pesquise materiais alternativos, busque por promoções, negocie descontos e condições de pagamento e faça o que for viável para enxugar os custos e gerenciar a verba. Mas, atenção: jamais abra mão da qualidade dos materiais.

Escolher opções de baixa resistência ou desempenho pode ser um tiro no pé, pois além de não atender à expectativa (e necessidade), é bem provável que dê defeito e prejudique outras partes da obra. E tem mais: isso gera uma frustração enorme no cliente.

O ideal é balancear preço justo e qualidade, para manter tudo dentro do orçamento e alcançar resultados satisfatórios. Ou seja, é preciso encontrar o melhor custo-benefício e, para isso, é necessário muita pesquisa! 

Otimização do espaço

Uma das vantagens da reforma do escritório é poder reorganizar o espaço de modo que ele trabalhe a favor da qualidade de vida de todos que frequentam o ambiente. Ao fazer um projeto, incentive a interatividade e gere condições para aumentar a produtividade. 

Converse com o cliente e o ajude a repensar as atividades de cada setor, quais as necessidades de cada um deles e como o espaço pode ser usado de forma ainda mais estratégica para o desenvolvimento dos trabalhos e para o crescimento dos negócios.

Um exemplo: você pode selecionar um ponto específico e criar uma sala de reuniões mais bem equipada. A privacidade pode ser fundamental para que setores como o financeiro possam tratar com tranquilidade sobre assuntos sigilosos. 

A reforma precisa trazer melhorias para o trabalho e não apenas benefícios estéticos. Esse critério deve ser muito bem pensado antes de começar a obra e fazer novas compras de mobiliário e equipamentos, 

Ergonomia do ambiente de trabalho

Ao seguir pela linha de raciocínio do tópico anterior, chegamos à ergonomia. O espaço físico precisa contemplar condições adequadas, estimulantes e confortáveis para a realização dos trabalhos da empresa. Deixe isso bem claro para seu cliente. Entram aqui elementos como: 

Dê a ele a boa notícia de que o mercado de materiais e móveis corporativos evoluiu bastante e não é necessário abrir mão de um design diferenciado e elegante para ter ergonomia. Já é possível unir os dois! 

Personalização dos móveis e da decoração

O ambiente físico de uma empresa é também uma forma de comunicação com diferentes públicos: colaboradores, fornecedores, parceiros e clientes. É nele que se tem um contato direto com a cultura da empresa e a essência da marca.

O projeto de reforma do escritório precisa prever essa necessidade (estratégica) de personalização do espaço, de expressar os valores da empresa por meio do ambiente e de estimular percepções em quem passar por ali. Imagine só: se o cliente deseja ser visto como uma marca inovadora e jovial, então deverá contar com móveis, objetos e elementos decorativos que sejam coerentes com esse estilo. 

Dessa forma, capriche na escolha dos itens de decoração. Dê uma chance também aos móveis personalizados: além de terem a cara da empresa, eles vão exatamente ao encontro das necessidades práticas da rotina do escritório. Um bom briefing é o caminho mais seguro para entender a essência da empresa e desenvolver um projeto coerente.

Atenção especial às cores

As cores estão em destaque devido à sua forte influência na percepção do ambiente. Como você bem sabe, estudos já comprovaram que as cores são capazes de despertar e estimular sensações nas pessoas. Ademais, elas também têm a propriedade de gerar efeitos visuais como ampliação ou redução do espaço. 

É muito relevante entender qual mensagem o cliente deseja transmitir no escritório, para que sejam feitas as combinações mais apropriadas. E as cores do logotipo? Elas devem estar presentes de forma estratégica e em sintonia com as paletas escolhidas. É tudo uma questão de equilibrar as tonalidades e as proporções. 

Ao seguir essas dicas, você consegue melhorar o fluxo de informações e ideias com seu cliente, entendendo as expectativas e condições dele e expondo estrategicamente sua experiência. Assim, a reforma do escritório acontece de maneira planejada e com chances garantidas de obter grandes resultados e satisfação.

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