Quando iniciamos um negócio muitos são os nossos objetivos, mas um dos mais relevantes é ter um retorno financeiro seguro. Alcançar a independência financeira e ter um negócio em constante crescimento depende da sua capacidade de realizar um controle financeiro para seu escritório de arquitetura. 

Mas, como fazer um controle financeiro de escritório de arquitetura? 

  1. Não misture as finanças do escritório com as suas pessoais 
  2. Faça um planejamento financeira prático e eficaz 
  3. Controle as entradas e saídas
  4. Faça uma reserva para emergências
  5. Reduza gastos mesmo em períodos de crescimento
  6. Contrate um contador
  7. Escolha bem seus fornecedores

A seguir explicamos detalhadamente cada um desses processos, fundamentais para a gestão de escritório de arquitetura. Confira! 

Controle financeiro para escritório de arquitetura 

O controle financeiro para escritório de arquitetura é composto por uma série de etapas e processos que tem como objetivo: 

  • entender a atual situação financeira da empresa;
  • criar estratégias para constante otimização dessa realidade;
  • otimizar o uso de recursos que entram (geralmente, por meio de pagamento por serviços prestados aos clientes);
  • reduzir despesas escritório de arquitetura.

Para fazer isso com sucesso é preciso seguir algumas dicas.

1. Não misture as finanças do escritório com as suas pessoais 

Mesmo que você seja o proprietário do escritório, você não deve misturar o dinheiro da empresa com suas contas pessoais. 

Isso quer dizer, por exemplo, que a conta de luz da sua casa deve ser paga com o seu dinheiro e não com o dinheiro da empresa. 

Misturar esse dois “caixas” pode trazer problemas de contabilidade (converse com um contador sobre o assunto) e problemas de controle financeiro para o escritório de arquitetura. 

Estabeleça um salário para que você tenha um pró-labore fixo. Use esse capital para arcar com as despesas da sua casa e pagar suas contas pessoais. 

Depois de algum tempo, como um semestre ou um ano, você pode realizar a divisão de lucros, para receber uma parte do capital que a empresa gerou no período. 

Caso tenha sócios ou funcionários eles também podem receber parte desse lucro. 

Também é possível identificar a necessidade e possibilidade de aumentar seu salário para o próximo ano, por exemplo. Entretanto, deixe tudo formalizado, para não haver problemas nem descontroles financeiros. 

2. Faça um planejamento financeiro prático e eficaz 

O planejamento é o primeiro passo para um controle financeiro eficiente. 

Sem saber para onde o capital da empresa deve ser direcionado você pode perder oportunidades de avançar no mercado e conquistar novos clientes, por exemplo. 

O planejamento financeiro deve te ajudar a entender:

  • para onde o capital da empresa vai;
  • quanto entra;
  • para onde esse valor deve ser direcionado. 

Para traçar o planejamento financeiro de um ano, por exemplo, é indicado que você confira o histórico de fluxo de caixa (falaremos sobre ele adiante). Com ele você poderá criar uma previsão aproximada de quanto de capital você vai receber e quanto precisa para arcar com os custos do negócio, como:

 

  • marketing;
  • funcionários;
  • fornecedores;
  • aluguel e mais. 

Além disso, caso você deseje viajar para um evento de arquitetura ou reformar o seu escritório, por exemplo, deve incluir no planejamento o custo e o prazo para criar uma reserva para esse investimento. 

Em suma, para a etapa do planejamento, faça uma lista de gastos fixos, gastos variáveis e gastos extras e investimentos que deseja realizar. A partir disso, crie também estratégias para reduzir custos e ações que vão te ajudar a cumprir com todos os planos definidos.

Tente ser o mais realista possível. 

3. Controle as entradas e saídas

O planejamento financeiro é o que ocorre antes. O controle das entradas e saídas é o que ocorre durante. 

É fundamental monitorar o fluxo de caixa do escritório. É ele que indica quanto está realmente entrando e saindo do caixa da empresa. 

Isso vai te ajudar a compreender se o planejamento está realmente se cumprindo ou se será necessário fazer ajustes. 

Lembre-se que o planejamento financeiro é apenas um guia e não uma camisa de forças. 

Adapte-o de acordo com o que estiver acontecendo na realidade.

O fluxo de caixa vai te ajudar a entender se a empresa está dando lucro, se está entrando mais capital que saindo ou se será necessário tomar providências porque as entradas estão mais baixas do que o imaginado. 

O fluxo de caixa também te ajuda a identificar qual área da empresa representa seus maiores gastos e, assim, te ajuda a reduzi-los. 

Verifique o fluxo de caixa semanalmente e se concentre em encontrar soluções para problemas ou aproveitar oportunidades.

O vídeo abaixo te ajuda nessa etapa do controle financeiro para escritório de arquitetura. 

4. Faça uma reserva para emergências

A reserva de emergência é uma necessidade para você (com pessoa física) e, principalmente, para seu negócio. 

Você pode perder clientes, uma crise pode afetar seu negócio, alguns meses podem ficar com uma taxa de novos clientes muito baixa, enfim, muitos problemas podem acontecer e para que seu escritório sofra menos o impacto dessas questões é fundamental ter uma reserva de emergência. 

A reserva de emergência é composta por uma quantia de dinheiro capaz de arcar com alguns meses de trabalho, suprir despesas e gastos gerais. 

Uma reserva financeira de 3 a 6 meses pode trazer uma tranquilidade sem igual para você e uma segurança única para sua empresa. 

5. Reduza gastos mesmo em períodos de crescimento

A busca por reduzir gastos não pode ser um objetivo apenas para momentos de dificuldade financeira. Ela deve ser uma prática constante. 

Lembre-se que gastos e investimentos não são sinônimos. Entenda o que contribui para a lucratividade do escritório e o que apenas reduz o valor que você tem em caixa. Busque reduzir custos, permanentemente. 

Leia também: Não perca 7 dicas matadoras para melhorar o gerenciamento de obras

6. Contrate um contador

Você estudou para ser um excelente arquiteto, mas ter um negócio exige mais do que isso. 

Um contador vai te ajudar a cumprir com o pagamento de impostos, seja de folha de pagamento, de venda de serviço ou mais. 

Estar em dia com a Lei vai ajudar você a evitar prejuízos, multas e problemas graves com a justiça. 

Além disso, caso esteja abrindo seu escritório, o contador vai te ajudar a escolher os melhores regimes tributários e organizar os documentos necessários. 

Sem dúvida esse é um investimento para eliminar problemas com a Justiça e também reduzir o tempo que você gasta com essa área. 

7. Escolha bem seus fornecedores

Assim como seus funcionários, seus fornecedores são parte fundamental para o sucesso do seu negócio e dos projetos que você executa para seus clientes.

Ter ao seu lado fornecedores de qualidade vai ajudar a:

  • eliminar problemas;
  • reduzir custos;
  • aumentar a eficiência do negócio;
  • garantir entregas de qualidade;
  • reduzir desperdícios;
  • gerar maior satisfação para os clientes
  • fidelizar clientes. 

Tudo isso contribui diretamente para as finanças do escritório, inclusive diminuindo despesas do escritório de arquitetura com retrabalho e novos fornecedores.

Os fornecedores que você escolhe para sua empresa são responsáveis pela qualidade da entrega, prazo e funcionalidade de diferentes recursos necessários para transformar seu projeto em realidade. 

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Seguindo todas essas dicas, você estará pronto para fazer o controle financeiro do escritório de arquitetura da melhor maneira possível, mantendo tudo sob controle e alavancando projetos cada vez mais interessantes. Ficou inspirado? Então curta nossa página no Facebook e acompanhe as melhores soluções corporativas para a sua empresa!