Quando se fala em aumentar a produtividade e melhorar o engajamento dos funcionários, é fundamental buscar por métodos criativos e recursos capazes de não apenas prender a atenção dos envolvidos, mas também estimular novas ideias que sejam capazes de trazer melhores resultados à empresa.

Sendo assim, a sala de reuniões tem um papel fundamental em todo o processo. Por isso, é imprescindível saber projetá-la de modo que o ambiente seja produtivo e funcional e não um local em que o tempo dos colaboradores é desperdiçado.

Por esse motivo, neste conteúdo mostraremos as melhores práticas para projetar uma sala para reuniões mais produtiva. Quer saber mais sobre o assunto? Então não deixe de conferir a leitura deste artigo!

Avalie as necessidades da reunião

O primeiro passo para projetar um ambiente corretamente é levantar questionamentos pertinentes a respeito das necessidades específicas da reunião, já que essa é uma das formas mais eficientes de organizar o local.

Para isso, avalie questões logísticas para otimizar o processo e evitar fazer o uso inadequado do tempo de todos os envolvidos. Como exemplo, você pode verificar se o assunto tratado não pode ser resolvido com um simples e-mail ou uma breve conversa por telefone.

Também existem situações específicas em que a reunião não gera nenhum resultado útil, pois o tema abordado ainda era muito recente para ser tratado ou sequer haviam soluções a serem debatidas.

Reúna grupos menores

Tanto por causa da versatilidade de poder utilizar um espaço menor quanto pela facilidade em lidar com os temas abordados de maneira mais organizada, reunir grupos menores é uma ótima estratégia para gerar produtividade em suas reuniões.

Defina quais colaboradores realmente necessitam estar presentes na reunião, pois isso poupará tempo de quem não precisa ou não está totalmente inteirado com o assunto, além de deixar o debate mais objetivo.

A “regra” é simples: quanto menor o grupo, maior será a interação entre os envolvidos. Sem mencionar as questões pertinentes à utilização do espaço físico que também são importantes.

Adapte os dispositivos às estações de trabalho

Por falar em espaço físico, uma sala de reuniões deve ter espaço suficiente para que os dispositivos sejam adequadamente adaptados às estações de trabalho — apoios de notebooks que facilitem a passagem de cabos, mesas com tomadas embutidas e outras adaptações que otimizam o uso do espaço.

Contudo, se a empresa já trabalha com uma mesa de reunião ergonômica, há a possibilidade de que as adaptações sejam feitas diretamente no móvel, o que facilita o uso de dispositivos eletrônicos nele.

Dessa forma, a sala se torna perfeitamente confortável para videoconferências e permite que até mesmo reuniões à distância sejam realizadas de maneira mais produtiva e assertiva.

Saiba escolher os móveis corretamente

A escolha dos móveis é um ponto muito importante quando falamos em projetar salas de reuniões capazes de elevar a produtividade dos envolvidos. Por isso, cada mínimo detalhe deve ser pensado, como as dimensões e o formato da mesa, por exemplo.

A posição em que a mesa fica posicionada também interfere na organização do espaço. Deve-se evitar que os fios do projetor fiquem soltos e à mostra. Isso não apenas promoverá mais conforto a quem for utilizá-la, como também transmitirá mais credibilidade e profissionalismo ao ambiente de trabalho. 

Alguns dos tipos de mesa que podem ser escolhidos são:

  • mesas ovais ou redondas, pois são modernas, arrojadas e ideais para empresas com perspectiva de inovação;

  • mesas retangulares, clássicas, mas sofisticadas e o tipo de mesa que permite que um grande número de colaboradores se sente, além de combinar com variados estilos de empresas;

  • mesas quadradas que, apesar de fugir um pouco do tradicional, ainda sim é um formato sofisticado e que combina de ambientes menores e com baixo fluxo de pessoas.

Aqui é preciso frisar que é muito importante que a mesa tenha bordas arredondadas para distribuir o peso adequadamente e permitir que os braços fiquem apoiados de maneira confortável.

Depois de escolher o formato ideal de mesa para a sala de reuniões, o próximo passo é pensar nas cadeiras que mais combinarão com ela.

Aposte nas cores e iluminação do ambiente

O clima do ambiente é um aspecto fundamental e, na hora de organizar a sala de reunião, ele deve ser considerado. Afinal, quanto mais agradável o ambiente, mais produtividade ele proporcionará aos participantes da reunião.

Em uma sala mais formal, o ideal é aplicar cores neutras nos móveis e nas paredes. Porém, caso você esteja indeciso, cores como preto, marrom e cinza são ideais para qualquer tipo de decoração.

Uma dica extra é criar um contraste entre móveis escuros e cores claras nas paredes. Porém, se for o contrário, você pode fazer com que a sala pareça menor do que realmente é, além do fato de que exigirá uma iluminação mais forte.

Já no caso da iluminação da sala, aproveitar a luz natural é uma forma de criar um ambiente elegante e confortável. No entanto, fique atento ao projetor. Ao levar em consideração que existem grandes chances de acontecerem apresentações com projeção na sala de reuniões, é necessário ter meios para controlar o excesso de luminosidade, como cortinas ou persianas.

Personalize a sala de reuniões de acordo com o segmento da empresa

decoração é uma característica muito importante e deve ser pensada com base no segmento da empresa. Companhias que lidam com o desenvolvimento de produtos, por exemplo, podem expor alguns itens de sua produção na própria sala. Já as agências de publicidade podem deixar alguns de seus anúncios nas paredes para decorar o ambiente.

Não é diferente em um escritório de engenharia, que pode expor algumas de suas plantas como se fossem verdadeiras obras de arte. Esse tipo de capricho é capaz de dar o toque final que o ambiente precisa para ficar com a cara da empresa.

Invista no conforto

No que se diz respeito ao conforto de uma sala de reuniões, é necessário pensar nos mínimos detalhes — desde os aspectos visuais como as cores das paredes, a iluminação e até a ergonomia que os móveis proporcionam aos empregados. Aqui é importante lembrar que conforto e design devem sempre andar alinhados.

Com a dose adequada de conforto, é possível projetar uma sala de reuniões altamente produtiva e conseguir conferências cada vez mais focadas em novas ideias, além de aumentar o engajamento dos funcionários.

Agora que você já conhece as melhores práticas para projetar uma sala para reuniões mais produtiva, não deixe de conferir também a importância que as salas de reuniões têm para o fechamento de negócios!