Todo profissional bem-sucedido sabe da importância de contar com fornecedores de qualidade para assegurar o alto padrão de seu trabalho. Mas só isso não basta. É preciso acertar também na gestão de fornecedores, otimizando os processos e fortalecendo os laços com os parceiros do seu negócio.

Afinal, essa é uma relação de mão dupla, em que ambos os lados necessitam de uma parceria duradoura para tocar o empreendimento de forma rentável. Foi pensando nessas questões que preparamos este post. Aqui, detalhamos o que é a gestão de fornecedores e quais as melhores práticas para desenvolvê-la com sucesso. Vamos lá!

O que é gestão de fornecedores?

Em linhas gerais, esse processo nada mais é do que o controle de todas as atividades operacionais do escritório que dependam do contato com fornecedores. Fazer a gestão corretamente é fundamental para evitar problemas desastrosos no gerenciamento do seu negócio, o atraso nas entregas ou as falhas nos pagamentos.

Nesse sentido, uma palavra que tem relação direta com a gestão é o planejamento. Planejar-se bem é o caminho natural para o sucesso das operações do escritório. Colocando tudo na ponta do lápis — necessidades, orçamentos, prazos etc. — fica muito mais fácil acertar na gestão de fornecedores, garantindo um trabalho muito mais ágil e lucrativo tanto para o seu escritório quanto para os seus parceiros.

Assim, você minimiza consideravelmente o risco de falhas operacionais ou de imprevistos, além de prolongar a parceria com aqueles fornecedores mais qualificados no ramo, pois eles saberão que podem confiar em você.

Inclusive, quando falamos que essa relação é como uma via de mão dupla, estamos nos referindo à confiança. Afinal, confiar uns nos outros é o primeiro passo para garantir uma gestão de fornecedores eficiente.

Quais as melhores práticas de gestão?

Vamos agora às dicas de como acertar em cheio nesse processo!

Confiança e bom relacionamento

Não adianta ter uma extensa lista de fornecedores se você não puder confiar no trabalho de todos eles, não é mesmo? Muitas vezes, vale mais a pena contar com poucos produtores, porém confiáveis e de qualidade, do que ficar “testando” e acabar comprometendo a agenda do escritório. Portanto, ao encontrar aquele fornecedor que corresponde exatamente às suas expectativas, cuide para manter um bom relacionamento com ele.

Os diálogos devem ser frequentes, abertos e amigáveis. Caso haja discordâncias em relação a preços ou prazos, por exemplo, o melhor a fazer é sentar e conversar, sempre prezando pelo respeito mútuo. Um bom prestador de serviços, inclusive, também vai ter essa preocupação em cultivar um relacionamento saudável. Aí você estará certo de que realmente pode confiar no negócio.

Calma e clareza na comunicação

Ok, concordamos que “tempo é dinheiro” e que não dá para gastar horas e mais horas em reuniões improdutivas. Mas isso não significa que você pode sair por aí fechando parcerias às pressas. É preciso ter calma e paciência para encontrar fornecedores que atendam aos seus interesses e que, de fato, dialoguem com a proposta do seu negócio.

Sem dúvida, vale muito mais a pena perder um pouco de tempo nessa etapa do que fechar negócio com a primeira proposta que aparece e, só depois, perceber que não era bem aquilo que você estava procurando. Por isso, não tenha pressa ao explicar para os prestadores de serviços os reais interesses do seu empreendimento.

Não estamos dizendo que é para ser prolixo. Pelo contrário: é para explicar suas propostas com calma, porém direto ao ponto, para que não gere dúvidas ou falhas na comunicação. Sabendo ao certo todas as especificações dos produtos que sua empresa precisa, o fornecedor também se sentirá muito mais confortável para firmar a parceria, pois sabe que estará apto a entregar exatamente o que você necessita.

Atenção com os prazos

Sim, é uma situação muito desagradável quando acontecem atrasos inesperados. Pior: quando isso ocorre e você não tem a menor culpa na falha, mas acaba prejudicando o seu próprio serviço. Até porque, se uma das partes atrasa, é natural que o prazo de finalização do seu trabalho também fique comprometido, o que pode até interferir na sua relação com o cliente.

No entanto, em uma situação de estresse como essa, não adianta esbravejar e dificultar ainda mais a gestão do escritório. O melhor a fazer é agir com paciência e determinação. Para tanto, reflita sobre as seguintes questões:

  • Esse era, de fato, o melhor fornecedor do produto em questão?
  • Vale a pena manter a parceria?
  • É a primeira vez que acontece um imprevisto ou as falhas são frequentes?
  • Você chegou a perder trabalhos por conta desse atraso?

Respondendo a essas questões, com certeza será possível chegar a uma solução consciente para o caso. O próprio fornecedor pode dar pistas do seu comprometimento quando assume seus erros e pede desculpas pelas eventuais falhas no prazo de entrega. Além disso, se a situação for grave, dá até para solicitar um desconto como forma de apaziguar o desgaste para ambos os lados. Que tal?

Monitoramento dos custos

Se o assunto é gestão de fornecedores, monitorar os custos costuma ser a parte mais delicada do processo. Afinal, ninguém quer sair perdendo, certo? Nessas horas, reforçamos a necessidade de manter um diálogo constante com seus parceiros para se atualizarem sobre as práticas comuns do mercado e proporem um negócio que seja vantajoso para ambos.

Se o custo da operação for realmente elevado e não estiver condizente com a qualidade dos produtos fornecidos, aí sim será viável trocar de fornecedor. Por outro lado, se o custo-benefício do processo é garantido, vale a pena o investimento. No fim das contas, o consumidor final sairá satisfeito com o serviço prestado e você terá compensado tudo o que investiu. Pense nisso!

Uma última dica para otimizar a gestão de fornecedores no seu escritório é automatizar os processos com o auxílio da tecnologia. Hoje em dia, existem vários softwares que monitoram os custos da operação e os prazos de entrega, por exemplo. Mas lembre-se: nada substitui a relação face a face, na qual a confiança fala mais alto, ajudando a firmar parcerias de sucesso.

E aí? Preparado para melhorar a gestão de fornecedores do seu negócio? Então compartilhe suas ideias conosco nos comentários!