Saber como organizar um ambiente de trabalho é fundamental para garantir o bem-estar dos funcionários e alcançar altos índices de produtividade, que é o primeiro passo para qualquer empresa obter destaque no mercado.

A maioria das pessoas passa mais tempo nos ambientes de trabalho do que em casa. Por isso, o espaço laboral deve ser um lugar aconchegante, a fim de que os talentos e as habilidades possam aflorar sem obstáculos. Para que isso aconteça, é preciso investir em móveis com ergonomia, aparelhos para deixar a temperatura confortável, boa iluminação e, é claro, relacionamentos saudáveis.

Quer saber mais? Continue a leitura e veja nossas dicas para ter um local de trabalho agradável e prático!

Use a técnica dos 5S e elabore um plano

Assim como todas as atividades de uma companhia, a organização e a limpeza do recinto corporativo demandam planejamento. A fim de ajudá-lo nessa tarefa, buscamos inspiração em um conceito milenar do Japão, país que é considerado um modelo em logística e disciplina.

Trata-se da técnica 5S, na qual a letra “S” faz referência às palavras Seiri (classificar), Seiton (organizar), Seisô (limpar), Seiketsu (padronizar) e Shitsuke (manter). Seguindo esse fluxograma, qualquer lugar se torna mais limpo, mais arrumado e mais produtivo. Confira abaixo uma breve explicação sobre cada etapa.

Seiri (classificar)

Ao longo dos anos, muito material se acumula na empresa, sendo que a maior parte poderia ser descartada. A sabedoria nipônica recomenda iniciar esse processo por uma filtragem. Verifique o que é indispensável e o que é supérfluo. Livre-se de todos os itens desnecessários para ampliar o espaço.

Isso vai facilitar o acesso às informações relevantes. Imagine que você tenha 250 arquivos e que precise de 10 deles. Desse total, 200 já poderiam ter sido excluídos, mas não foram. Para achar os 10 documentos que você procura, será preciso pesquisar em todo o acervo, o que vai demandar muito mais tempo.

Seiton (organizar)

Nessa fase, deve-se definir os locais adequados para cada tipo de documento, acessório ou máquina. Armários com divisórias para guardar arquivos em ordem alfabética são excelentes alternativas.

A dica é escolher móveis modernos e funcionais, que atestem o aproveitamento adequado das áreas e já tragam soluções de entrega e de acabamento. Por essa razão, prefira fornecedores com montagem fácil e rápida.

Não se esqueça ainda de pensar nos detalhes como cabeamento, réguas e tomadas. Maldisposta, a fiação elétrica dá um aspecto de desordem e desleixo. Nesse sentido, opte por corporações que já tenham, em suas mercadorias, áreas certas para esses componentes.

Seisô (limpar)

Com a arrumação concluída, o próximo ciclo será a limpeza detalhada. Se a companhia estiver mudando o design, aproveite para higienizar aquilo que no cotidiano não é possível. Por exemplo: se um armário será substituído, antes que o novo chegue deixe o chão e as paredes onde esse antigo móvel ficava em condições impecáveis.

Seiketsu (padronizar)

Nessa parte, os três primeiros “Ss” (descartar o que é inútil, fazer a organização do material a ser aproveitado e limpar tudo) terão que ser padronizados, isto é, precisarão virar rotina obrigatória.

Para cada área, defina uma periodicidade de limpeza, um método — varredura, aspiração ou lavagem — uma lista dos produtos a serem usados e a equipe responsável pela preservação das boas condições desse lugar.

Shitsuke (manter)

Esse é o instante em que os funcionários já terão incorporado a prática dos 4S iniciais no dia a dia da empresa. Aqui é crucial garantir a disciplina para que a organização seja conservada de forma permanente.

Ao estabelecer as regras para assegurar a continuidade desses processos, não se esqueça de ficar atento às dicas de limpeza e conservação do fabricante quando for limpar móveis e equipamentos.

Prefira móveis ergonômicos para o conforto individual

Para obter um recinto equilibrado, primeiramente será necessário assegurar o bem-estar de cada um dos colaboradores. Se as pessoas estiverem trabalhando incomodadas em suas mesas e cadeiras, será praticamente impossível tornar o espaço comum harmonioso.

Imagine um trabalhador que usa uma cadeira que lhe machuca as costas todos os dias. Seria pedir muito que, nesse cenário, esse profissional fique de bom-humor.

Por isso, é importante escolher fornecedores com produtos que respeitem a ergonomia, ou seja, que usem de estudos científicos na hora de produzir mobílias para recintos profissionais.

Os melhores fabricantes se preocupam em adaptar suas mercadorias para o aumento da produtividade, mas sem esquecer do respeito à saúde do trabalhador. Vamos a um exemplo prático?

Opte por cadeiras de altura flexível. Cada pessoa tem uma altura, e isso precisa ser respeitado. Assim os trabalhadores terão mais comodidade e a corporação ganha com a redução de lesões e possíveis afastamentos. Lembre-se também de deixar uma zona vazia abaixo das mesas para o profissional esticar as pernas.

Mesas ou baias devem atender às necessidades dos funcionários. Pense no que cada um produz antes de definir as dimensões desses itens.

Outro fator que gera incômodo é o excesso de ruído. É um problema que afeta diretamente a concentração. Para resolvê-lo, separe as área e deixe juntos somente funcionários que atuem em ramos parecidos. Há no mercado divisórias que vão do piso ao teto e respondem muito bem a esse problema.

Garanta que haja bem-estar coletivo

Depois de atestar o conforto individual do time, é a hora de estabelecer condições coletivas de bem-estar. Vamos falar de 3 itens imprescindíveis quando o assunto é conhecer a fundo as técnicas de como organizar um ambiente profissional. São eles: circulação, temperatura e luminosidade.

Circulação

Os armários são ótimos para organizar a papelada. Não permita, entretanto, que eles atrapalhem a circulação das pessoas. Observe se é possível aproveitar uma segunda função para a mobília. Um armário pode, ao mesmo tempo, servir para guardar documentos e também como uma barreira de som.

Temperatura

Ninguém consegue dar o melhor de si em lugares com excesso de calor ou de frio. Por isso, providencie uma boa ventilação, o que vai impedir a proliferação de vírus, de bactérias e outros tipos de infestações.

O lugar de trabalho deve ter uma temperatura entre 20℃ e 25℃. Verifique ainda se as condições de climatização respeitam as normas de manutenção dos equipamentos, como os computadores.

Iluminação

Outro item crucial para o aconchego da equipe é a iluminação correta. A primeira dica é aproveitar ao máximo a incidência de luz solar. Isso porque a luz natural desperta a atenção dos trabalhadores e estimula o bom-humor.

Ao mesmo tempo, é preciso pensar nos aspectos negativos da luminosidade espontânea. Por exemplo: em dias muito ensolarados, o reflexo na tela do computador pode prejudicar a visualização das imagens.

Combine a iluminação natural com as lâmpadas de LED a fim de conquistar o equilíbrio visual, isto é, a maior uniformidade possível entre os feixes de luz. Desse modo, nenhuma estação de trabalho ficará sem cobertura ou com excesso de luminosidade.

A iluminação deve ser proporcional à área disponível. Providencie um projeto de luminosidade para conseguir harmonia entre o tamanho do local e a quantidade de luz nele presente.

Se faltar claridade em um ponto específico, use as luminárias de mesa como reforço. Lembre-se que a iluminação malfeita prejudica o ritmo do trabalho e favorece o aparecimento de doenças.

Padronize comportamentos

Quando falamos em “ambiente de trabalho”, essa expressão carrega dois significados: um é o literal, e faz referência ao lugar físico. Em uma segunda interpretação, essas palavras dizem respeito à qualidade das relações.

Não adianta ter um local fisicamente impecável se imperarem no recinto intrigas, má educação e animosidade. Por esses motivos, algumas regras de boa convivência vão ajudar a deixar o espaço profissional mais confortável.

Um exemplo disso é a pontualidade. Exija que todos os colaboradores sejam pontuais. Assim, ninguém ficará sobrecarregado por absorver afazeres alheios.

Tente despertar nos trabalhadores a consciência ecológica necessária para atitudes sustentáveis, como economizar água, papel e energia elétrica. Ao final do dia, todos devem limpar e arrumar suas mesas e baias.

A companhia também precisa fazer a sua parte. Não basta ser um empresário de sucesso e descumprir as leis e as normas do setor. A ética é fundamental.

Saber como organizar um ambiente de trabalho é fundamental para atingir níveis de alto desempenho produtivo. Um lugar asseado, agradável aos olhos e fácil de se trabalhar, portanto, desperta o senso de equipe e de solidariedade. Assim, o time fica cada vez mais alinhado às metas da empresa.

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