No ambiente de trabalho, é comum passarmos anos usando os mesmos móveis e equipamentos. Mesmo quando tais itens apresentam problemas, acabamos nos ajustando à ineficiência de alguns deles, sem percebermos que a necessidade de substituição é urgente.

O que nem sempre notamos é que essa acomodação envolve um alto custo para a empresa. Mas como saber quando é preciso trocar os móveis do escritório?

Para que você possa identificar o momento ideal para agir, preparamos um checklist dos itens de seu ambiente corporativo. Continue a leitura e confira quando eles estão sinalizando a necessidade de uma substituição! 

1. Desarmonia no ambiente

Harmonia externa produz harmonia interna. Por isso, quando os colaboradores trabalham em um ambiente visualmente desorganizado, a própria mente tem dificuldade para se concentrar e ter um bom desempenho. 

Infelizmente, essa desorganização visual acontece em muitos escritórios. Em diversos casos, os móveis foram adquiridos aos poucos, sem que obedecessem a um padrão estético. E, quando reunidos, a combinação é desagradável.

A harmonia visual facilita a concentração e, consequentemente, a produtividade. As cores precisam ser estimulantes, mas, ao mesmo tempo, não devem incomodar quem trabalha naquele ambiente. 

Além desses aspectos, todo o conjunto e a disposição precisam ser planejados para tornar a iluminação eficiente e reduzir ruídos ou ecos. Se tal harmonia visual não caracteriza seu escritório atualmente, esse assunto merece sua atenção! 

2. Falta de conforto

A maioria dos colaboradores passa grande parte de seu tempo dentro da empresa. Suas atividades exigem que fiquem horas contínuas na mesma posição. 

Por isso, o conforto dos móveis de escritório — ou a falta dele — causa um grande impacto na saúde e na produtividade do colaborador. É praticamente impossível um funcionário se concentrar quando sua posição gera dores em partes do corpo como ombros, pescoço, costas, braços e outras. 

Portanto, conforto é fundamental. Ele afeta não só o rendimento e o desempenho do trabalhador (o que já é um aspecto importante), mas é indispensável para prevenir lesões e reduzir o afastamento por doenças, que causa um grande prejuízo às empresas.

3. Desgaste natural do tempo

Mesmo quando tomamos todo o cuidado com a limpeza, o uso e a conservação, o desgaste de um móvel é inevitável. Ele está exposto à poeira, aos vestígios de poluição e, muitas vezes, à luz solar — elementos que prejudicam sua aparência ao longo do tempo. 

E o problema não é só a aparência. Quando o funcionário usa uma cadeira por um longo tempo, seu peso exerce um efeito sobre a espuma. Ela perde a firmeza e a capacidade de sustentação, criando deformações que a tornam menos confortável.

O mesmo acontece com o sofá onde seus clientes aguardam atendimento, as poltronas da sala de reuniões e qualquer outro móvel estofado. O tecido também se desgasta, prejudicando o revestimento. 

Poderíamos citar uma série de situações semelhantes com outros itens: armários que não fecham devido a problemas nas dobradiças e trancas, mesas que balançam, cadeiras que não mantêm a regulagem desejada. Tudo isso indica a necessidade de troca.

4. Alto custo de manutenção

E quando os móveis começam a apresentar desgastes, aumentam a frequência e o custo das manutenções. Além do impacto no orçamento ser cada vez maior, a impossibilidade de usar os equipamentos até o conserto prejudica a produtividade. 

5. Design incompatível com a imagem da empresa

A identidade visual é responsável pela primeira impressão que um cliente tem a respeito de sua empresa. As cores, o design e a disposição dos elementos em todos os pontos de contato são essenciais para transmitir uma imagem compatível com seus objetivos.

Esse conceito precisa estar embutido em todas as formas de contato com o cliente. E o site da empresa deve seguir a mesma linha de design: os materiais impressos precisam estar em conformidade com tal imagem. Seu escritório, que é o lugar onde as pessoas são recebidas, não pode destoar dos outros elementos. 

Portanto, analise seu espaço atual. O design é compatível com a imagem que a empresa quer projetar? Ele reflete a missão e os valores que norteiam as ações da organização? As cores de seu logo estão presentes de forma harmoniosa no layout do ambiente corporativo?

Se a resposta a alguma das perguntas acima for “não”, está na hora de trocar os móveis do escritório. 

6. Falta de usabilidade

Um bom móvel corporativo é aquele que facilita a atuação do colaborador. Por isso, a mesa ideal para um atendente de recepção é muito diferente daquela indicada a um trabalhador que passa o dia sentado. 

Quer outro exemplo? Um profissional que recebe pessoas para interação — sejam elas clientes, fornecedores, parceiros ou colegas de trabalho — precisa de uma mesa que garanta uma maior distância entre os interlocutores.

Caso isso não aconteça, provavelmente suas pernas se tocarão durante a conversa, causando constrangimentos. Portanto, se a mobília de seu escritório não prevê tais diferenças, considere seriamente a substituição. 

7. Inadequação aos equipamentos eletrônicos

Outro ponto que merece atenção é o uso de equipamentos. Atualmente, diversos eletrônicos fazem parte da rotina de trabalho dos colaboradores, aumentando a demanda por acesso a periféricos, tomadas e conectores. 

Móveis projetados há algum tempo não previam essa necessidade. Na melhor das hipóteses, eles até levavam tal fator em consideração, mas ainda não dispunham das soluções conhecidas hoje. 

Portanto, se a mobília de seu escritório não é adequada para comportar todos os equipamentos tecnológicos de forma satisfatória, trata-se de um sinal de alerta. Isso porque a produtividade pode ser reduzida, ao passo que gambiarras colocarão todo o ambiente em risco.

Esses são os principais sinais de que você precisa trocar os móveis do espaço. No entanto, a substituição deve ocorrer com critério. Sem uma análise cuidadosa, as aquisições podem não atender aos requisitos de usabilidade (como os que comentamos no último tópico).

Bônus: como trocar os móveis do escritório com segurança

Especialistas podem ajudá-lo a economizar na compra. Ao analisar as atividades que seus colaboradores desempenham, eles apontarão onde é necessário usar materiais mais resistentes e quando é possível recorrer a soluções mais baratas. 

Vamos pensar em um exemplo simples, mas que tem grande impacto no orçamento: as cadeiras. Aquelas que são utilizadas diariamente pelos funcionários precisam ser resistentes e ter regulagens. O ajuste ergonômico é essencial para o conforto.

Por outro lado, as cadeiras da sala de reuniões são, geralmente, usadas com menor frequência e por um período reduzido. Portanto, não precisam seguir as mesmas especificações das peças de uso contínuo.

Contratar uma empresa especializada no ramo é a melhor alternativa para trocar os móveis do escritório e obter resultados satisfatórios. Você receberá indicações dos melhores produtos para cada caso, o que causará um impacto positivo na produtividade, mas sem comprometer seu orçamento.

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