A área de arquitetura exige dos profissionais muitas habilidades, dentre elas, a organização, que é uma das mais requeridas. Com tantos projetos, afazeres e obrigações diversas, o arquiteto precisa de uma boa gestão de tempo para conseguir ser produtivo e eficiente.

Claro que nem sempre essa é uma tarefa fácil, mas existe uma série de medidas, dicas e providências que podem ser seguidas para orientar nesse sentido. O importante é ter a consciência de que o tempo é o mesmo para todos e que somente uma atitude diferenciada fará com que ele seja melhor aproveitado.

Está precisando otimizar as horas que compõem a sua rotina? Então confira essas 7 dicas que separamos para ajudá-lo a ser mais produtivo! Continue a leitura.

1. Organize a sua rotina

Você só será capaz de organizar melhor o seu tempo se souber definir o que realmente cabe dentro dele. Liste tudo o que precisa ser feito por períodos: no dia, na semana, no mês, no ano e no médio e longo prazos. Essa organização deve seguir a seguinte lógica: o que terá que ser feito em um dia para que o seu objetivo seja alcançado em um ano?

Assim, você conseguirá se preparar para realizar as tarefas dentro dos períodos menores. Ou seja, se você precisa buscar referências de outros projetos, vai conseguir se organizar caso precise realizar alguma viagem ou seja necessário se dedicar mais tempo à pesquisa de elementos.

2. Aja com planejamento

Depois que você conhece pelo menos as suas necessidades para o próximo ano, poderá efetivamente se planejar para realizá-las. É natural que você comece o novo período com pendências do ano anterior. Sua prioridade deve ser realizar essas entregas para que possa se dedicar aos novos projetos.

Assim, faça um planejamento de como será esse ano. Liste as entregas, a equipe disponível, os fornecedores envolvidos, as parcerias que precisarão ser feitas, as pendências relacionadas a documentações e coloque tudo isso no papel com data para começar e para terminar. Com esse planejamento, será preciso em seguida traçar um plano de ação.

3. Trabalhe com metas

É justamente na parte do plano de ação que as metas entram, pois não basta ter um planejamento no papel se ele não for exequível. Para que ele se transforme em ação efetivamente, é preciso criar metas e relacioná-las a cada objetivo. Você não precisa ter muitas metas, mas elas devem ser consistentes e diretamente relacionadas aos objetivos do escritório de arquitetura.

Por exemplo, pode-se ter uma meta de ampliar o portfólio de clientes em 20% em um ano, pode-se pensar em ampliar a atuação do escritório para alguma área específica ou até mesmo em uma meta que amplie a capacitação da equipe em X horas. O importante é criar objetivos mensuráveis e que dialoguem com o planejamento global feito por vocês.

4. Revise sua rotina constantemente

Quando se trabalha com metas, é muito comum que alguns objetivos sejam alterados ao longo do ano em virtude de uma série de fatores. Isso acaba fazendo com que o arquiteto tenha que atuar com mais jogo de cintura e esteja preparado para revisar sua rotina, mudar suas metas e alterar aquilo que precisa ser alterado.

Essas mudanças são muito naturais para quem lida com projetos de naturezas diversas, e requer apenas que se tenha atenção para que não seja despendida mais energia do que a necessária para esse processo.

Revisar a rotina também serve para adequar pontos que não estão sendo produtivos. Se algo não está dando certo no seu escritório de arquitetura, é preciso buscar a melhor forma e ajustar esse quesito.

5. Elimine os “ladrões do tempo”

Os arquitetos não estão imunes à série de artifícios usados para “roubar” nosso tempo. São mídias sociais, sites, telefonemas, revistas e outras rotinas que sugam o tempo de qualquer profissional. Na arquitetura, isso também é frequente e é necessário atuar para que o tempo de trabalho não seja consumido com distrações inúteis.

Para driblar essa situação, é importante controlar o uso do celular, seguir as atividades listadas para o dia com rigor e focar realmente em cada tarefa que se propuser a fazer. Separe um tempo para checar o WhatsApp, o e-mail e os perfis das mídias sociais. Eles não devem ser verificados a todo momento. Ao chegar no escritório, confira a lista de tarefas do dia e seja rigoroso em seu cumprimento.

6. Trabalhe de forma sistematizada

Uma boa forma de induzir a produtividade na área de arquitetura é realizar cada tarefa de forma sistematizada. Claro que as rotinas podem ser múltiplas e variadas, mas é preciso ter um processo regular para cada tarefa.

Por exemplo, vocês recebem um novo trabalho, conversam com o cliente, tiram dúvidas, propõem um projeto, contratam os profissionais para a execução da obra e outras ações. Cada uma delas deve ter uma sequência de ações e providências relacionadas.

Quando existem processos estabelecidos para cada ação, o arquiteto não perde tempo “inventando a roda”. Ele pode apenas seguir os fluxos estabelecidos e gerir aquilo que precisa ser gerido ou criado do zero. A falta desses fluxos é o que faz com as tarefas sejam executadas fora da ordem e de forma desorganizada.

7. Use a tecnologia a seu favor

A tecnologia está disponível a todos e os arquitetos devem se apoderar delas para criarem rotinas cada vez mais efetivas. Para fazer uma boa gestão de tempo é possível usar ferramentas de agenda, como as que o Google disponibiliza.

Alguns preferem as planilhas no Excel, outros são fãs de aplicativos de organização e alguns optam por usar softwares específicos. Independentemente da sua opção, saiba usar essas ferramentas a seu favor.

É sempre bom lembrar que nenhum software é mágico e vai te transformar no arquiteto mais produtivo do mundo. Essa responsabilidade não é de uma ferramenta, mas sim do profissional. Os mecanismos servem apenas como apoio e suporte para subsidiar as ações envolvidas com o trabalho.

Ficou curioso para conhecer softwares que podem ser usados em projetos corporativos e realizar a gestão de tempo? Então confira nosso artigo sobre outras ótimas opções para isso!